Circuito 4x1 ou o que eu já aprendi nessa vida de eventos

Está chegando a hora de realizar o primeiro grande evento. Primeiro evento que tem tudo a ver comigo, com a Altos Eventos e com as ideias em que eu acredito mesmo. Primeiro evento com um pouco da minha alma, sabe? E aí achei por aqui uns rabiscos de um texto que eu comecei a escrever e não terminei sobre coisas que eu aprendi em eventos. E achei que seria um momento legal para compartilhar. E aprender de novo. Dei uma melhoradinha e ficou assim. É longo, então clique em preguiça de ler e volte mais tarde se você quiser.

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Coisas que valem ser feitas num evento (e na vida também, juro)

1. Sorria para todo mundo

Não seja falso fingindo que está tudo bem quando você está com o dedo do pé quebrado ou morrendo de dor de cabeça, né. Mas fora as situações extremas, sorria. Chega de ficar se deprimindo de graça nessa vida. A gente tem que sofrer, sofre. Tem que doer, doi. Mas de maneira geral, viva sorrindo. Sorria na rua, para os cachorros, para as janelas de casa, para os quadros da parede. Sorria. E se eu consigo fazer isso o tempo todo? Claro que não. Mas eu tento. Programe-se para sorrir. Coloque sorrisos no piloto automático da sua vida. 

Num evento, sorria para a tia da limpeza, sorria para um hóspede do hotel que nem foi convidado mas fica de olho no coffee break do seu evento, sorria para os guardanapos, espelhos, plantas. Espalhe uma energia sorridente por onde você andar. Você vai perceber em seguida o retorno que isso dá. 

2. Converse e brinque 

Sabe aquela piadinha que ninguém espera de você? Conte. Seja inteligente no que você falar, guarde uma brincadeirinha de alguém para retomar depois. Faça as pessoas rirem da sua inteligência. Perspicácia. Das suas sacadas, saca? Pareço um mano falando, mas é isso. Pare para ouvir as pessoas, estabeleça uma conexão com elas, converse sobre o que elas estão propondo e brinque. Seja leve e saltitante. De novo: problemas devem ser encarados com seriedade, óbvio. Se faltar luz no meio do seu evento, nada de piadinhas no escuro. Resolva. E depois sim, desfaça a cara feia e vamos lá. Seja brincalhão, sem ser um bobo. 

Eu sou super perfeccionista e sempre espero o máximo de todos os serviços que contrato, mas aprendi ultimamente que a moral do produtor de eventos é estar sempre preparado para o pior. Sempre. Tudo sempre vai dar errado, não é brincadeira. Então a gente tem que pegar leve e resolver o que deu errado. Lição de vida.

3. Elogie (de verdade)

Se alguém fizer o trabalho que você pediu, elogie. Se alguém fizer o que você pediu com atraso, esclareça seu descontentamento sobre o atraso, e elogie o trabalho. Se alguém fizer mais do que você pediu, elogie. O elogio é a melhor ferramenta de relacionamento que eu conheço, quando verdadeiro. Mas cuidado: se você não está elogiando de verdade, as pessoas vão saber. E aí você passa a ser visto como um falso. Então procure as coisas bacanas nas pessoas e elogie.

Seja doce a ponto de saber reconhecer a diferença que cada um dos envolvidos faz no seu evento, e elogie. Procure as coisas belas, reconheça quando encontrar e agradeça por isso. O elogio é um agradecimento que virou rei. É o premium dos obrigados.

E se eu puder dizer mais: não espere elogios. Se você merece, eles sempre chegam. E da melhor forma possível.

4. Pergunte

Tem escada para pendurar os banners? Tem banheiro para 350 pessoas? Tem café para 500 pessoas? Tem energia para 27 tomadas nessa parede? Tem estacionamento? Tem restaurante aqui perto? E se todo mundo resolver sair ao mesmo tempo, como descer as escadas? Tem band aid? Tem mais dez cadeiras aí? Tem? Tem? Heeeeein?

Pergunte tudo. Crie uma gincana de perguntas. Pergunte sobre a estrutura do local, pergunte se as pessoas que vão lhe atender no dia dormiram bem e estão preparadas para a aventura, pergunte se elas aceitam um café, pergunte. Como foi o final de semana, quais são os planos do Natal da família. 

Perguntando você ganha duas coisas: segurança para imprevistos que vão acontecer no momento do evento (mas vocês me disseram que tinha escada!) e conexão com as pessoas certas para lhe auxiliarem quando necessário. Afinal de contas, agora você sabe até onde elas vão viajar nas próximas férias com o sogro, a sogra e o cunhado que vive incomodando. Você tem portas abertas com elas. 

5. Experimente

Esqueça dietas, calorias e o verão que se aproxima. Experimente. Sabe aquele casamento imperdível que você não vê a hora de sair correndo para a mesa dos doces? O mundo vai acabar se você não experimentar todos eles pelo menos umas sete vezes? Faça isso. Na vida e num evento.

Se os seus convidados vão comer, você tem que saber se as coisas estão boas, no mínimo. Prove. Várias vezes. Quando a térmica de café for trocada, prove. Se não está bom/quente/gostoso para você, você realmente quer oferecer aos outros? E juntando esse item ao anterior: pergunte. Queira saber se as pessoas estão gostando do que você está oferecendo, se elas precisam de alguma coisa até mesmo quando você tem certeza que elas estão ótimas, cheias de pão de queijo nas mãos e sorrindo sabor cappuccino. Seja interessado, curioso e proativo. 

6. Entregue mais

Se o evento tem 200 inscritos, tenha 250 canetas. Tenha mais pastas, mais doces, mais bebidas, mais comidinhas. E entregue essas pequenas coisas para as pessoas que estão trabalhando com você. Sim, elas trabalham por dinheiro, a gente sabe. Mas sempre tem um pai que vai adorar chegar em casa e levar um monte de canetas do evento para os filhos, super orgulhoso do trabalho que faz. Sempre vai ter um segurança que virou a noite e gostaria muito de comer aquele bolinho especial e tomar um café do evento. As pessoas são assim. Elas querem colaborar, não apenas trabalhar. Elas querem viver experiência, não apenas tarefa. 

7. Ajude em tarefas estranhas

Carregue coisas que você não precisaria carregar. Ajude a solucionar problemas que não são seus. Você, sendo peça fundamental num evento, tem a mágica chance de se relacionar com pessoas únicas, e nunca se sabe qual atitude sua é semente de uma próxima oportunidade. Ajeite a apresentação daquele palestrante que não sabe mexer muito bem no computador, sirva um café para alguém que você vê que está super a fim e não pode sair da sala, ofereça gentilezas que as pessoas não esperam de você. É isso. Ao enxergarem você desempenhando diversos papeis e sendo multitarefa, as pessoas vão fazer a leitura de que você está pronto para qualquer coisa. 

Sim, cada evento deve ter os responsáveis de cada área. E eles têm as suas obrigações. Mas dê o seu toque de gentileza em tudo. É como ajudar uma senhora a carregar suas compras no elevador do prédio. Não, ela não precisa de você. Mas ficará mais feliz se você ajudar, de graça e de coração.

8. Entregue um olhar

Essa é a mais filosófica/maluca de todas e eu nem sei se lembro direito no exemplo que eu tinha em mente quando rabisquei esse texto. Mas a sensação é de que as pessoas acreditam na força do seu olhar. Então entregue seu olhar. A gente acha que vestir a camisa de uma causa, de um evento, de um propósito é suficiente. Não é. A gente tem que vender a alma para o que acredita. E depois recebe vida em troca. 

9. Visite a cozinha

Entre na cozinha. É o melhor lugar do evento. Saiba como as coisas são feitas. Eu sempre disse que o que mais me encanta num evento é a chance de ter contato com muita gente diferente e de realizar tarefas que vão desde varrer e colar etiquetas, até falar inglês por três horas numa discussão meio doida. Então procure. Explore. Vá até a cozinha, converse com as pessoas de lá. Entenda os processos, acompanhe.

Visitar a cozinha porque quando você precisar de uma coca-cola bem gelada, estiver com os pés doendo e não aguentando mais a maratona que passou, aquele garçom super simpático para quem você sorriu lá no comecinho desse texto vai estar ali, pronto para lhe ajudar e para lhe dar parabéns, sim, por mais esse evento que você conquistou.